秘書の種類について
事務系の仕事の中でとりわけ人気がある秘書には、経営者や役員などの幹部を補佐する「企業秘書」や、弁護士や司法書士などをサポートする「法律秘書」、医師や医療機関を支える「医療秘書」など、さまざまな種類があります。
また、「個人秘書」「グループ秘書」という分け方も存在します。
前者は一人の上司に一人の秘書がサポートするスタイルです。法律事務所や大学教授は、主にこのスタイルを採用しています。一方、グループ秘書の場合は、管理者の下について複数人の秘書が上司を支える形です。秘書室などを持った企業によくみられます。
秘書の仕事内容
まず、上司のスケジュールを管理するのが主な仕事としてあげられます。上司が効率よく仕事を進められるスケジュールを組むことが大切です。上司が出張に行く場合は、旅券や宿泊施設、切符といった各種手配も行います。
上司宛ての電話やメールの一次受け、来客対応も重要な仕事。それに加えて、上司に役立ちそうな情報を都度伝えるのも秘書として欠かせない任務です。会議に使う資料作成はもちろん、上司が情報をスムーズに確認できるファイリング能力も求められます。
上司が仕事を効率的に進められる環境を整えることも、立派な仕事の一つです。机・備品の配置や空調の調整など、上司が快適な空間を日々考えながら整えます。
仕事の大半が裏方にあたりますが、上司が業務に専念できるのは秘書の存在があるからこそ。秘書は組織発展において必要不可欠な職業だといえます。
秘書としてのやりがい
秘書は上司を支える存在なので、そのぶん人の役に立つことを実感できる仕事です。上司に頼られたり、「君がいると助かるよ」「ありがとう」と感謝の気持ちを伝えられると、モチベーションにつながります。上司がよりスムーズに仕事を進められるよう工夫を凝らし、配慮ある行動を心がけると、上司とより深い信頼関係を構築でき、自らの成長につながるでしょう。
会社の役員・代表クラスと関わる機会が多いため、一流のホスピタリティが身につきます。秘書にならなければ出会えない人との人間関係や人脈が広がるのも大きな魅力です。
状況においては上司のスケジュールを事前に組んでいたとしても、イレギュラーは発生します。その際、臨機応変に対応する力や冷静な判断力が身につくでしょう。
また、事務系の処理能力や資料作成スキルはもとより、職種によっては経営や法律、会計関連などの幅広い知識を習得できます。
やりがいや得られるスキルがたくさんある秘書は未経験者でもチャレンジ可能。人の役に立ちたい方にとりわけおすすめの仕事です。